DAM – mikä, kenelle ja miksi?

DAM (Digitaalisen aineiston hallinta) on sisällön ja tiedostojen keskittämistä yhdelle ketterälle alustalle. Mutta milloin tarvitset sitä?

Termit auki, kiitos!

Tuntuuko sinusta välillä siltä, että kuvamateriaalin palloittelu sähköpostitse on työlästä? Tympiikö tiedostojen hajanaisuus eri tallennuspaikoissa? Muistutteletko kollegaasi jälleen kerran tiedostojen nimeämispolitiikasta, jotta tiedosto olisi muidenkin löydettävissä? Näyttääkö arkisto tai sähköposti nielaisseen taas uusimman version tuotevideosta? Pyöriikö arkistoissa vanhentunutta brändimateriaalia? Tunnemme tuskasi. Olemme nyt DAM-asian ytimessä.

Digitaalinen aineistonhallinta saattaa kuulostaa terminä ehkä hieman tylsähköltä, mutta toisaalta se auttaa suorittamaan niitä kaikkien tylsimpiä työtehtäviä paljon vaivattomammin ja nopeammin. 

Digitaalisesta aineistonhallinnasta puhuttaessa tarkoitetaan digitaalisen sisällön eli kuvien, videoiden ja muiden sähköisessä muodossa olevien tiedostojen keskittämistä selainpohjaiseen ohjelmistoon. ”Software as a service” (lyh. SaaS) tarkoittaa ohjelmiston hankkimista palveluna perinteisen lisenssipohjaisen tavan ja ohjelmiston asentamisen sijaan.

DAM:in avulla johdat yrityksesti brändiin sidonnaista digitaalista omaisuutta vaivattomasti ja johdonmukaisesti todellisella tirehtöörin pro-otteella yhdestä ohjelmistosta käsin. Varmistat, että mediatiedostot on nopeasti löydettävissä, hyödynnettävissä ja jaettavissa – sekä organisaation sisäisille osapuolille, että ulkopuolisille sidosryhmille kuten medialle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

DAM-järjestelmä toimii oman yrityksesi virtuaalisena kirjastonhoitajana, joka tuntee brändiarkiston pölyttyneimmätkin kätköt kuin omat taskunsa ja tuo tarvitsemasi tiedoston käsiisi silmän räpäyksessä, kun sitä kiireen keskellä tarvitset. 

Miksi DAM?

Digitaalisen aineiston manuaaliseen hallintatyöhön kuluu entistä enemmän työaikaa, kun globaalin digitalisaation myötä yrityksen omistamien yksittäisten mediatiedostojen eli “assettien” määrä on ryöpsähtänyt valtoimeen kasvuun. Eikä ihme, sillä kaikki viestintä saa alkunsa sisällöstä. Tarve uudelle, ajankohtaiselle materiaalille on kova, jotta organisaatio pystyy kamppailemaan mediatilasta kilpailijoiden vauhdissa.

Tiedostojen tulva on kesytettävä niin, ettei se kuluttaisi luovaan tai muuhun tuottavaan työhön käytettävissä olevia kultaakin arvokkaampia henkilöstöresursseja. DAM-järjestelmän hyödyntäminen poistaa useita digitaalitiedostojen työstöön liittyviä pullonkauloja tehostaen kokonaisuudessaan sisällön arkistointi-, hallinnointi- ja jakoprosesseja.

Kenelle DAM soveltuu?

DAM sopii kaikille yrityksille, jotka ovat hypänneet digitalisaation kelkkaan kyytiin, tuottamalla ja omistamalla kuvia ja videoita sisäisen- ja ulkoisen viestinnän tarkoituksiin. Digitaalisen aineistonhallinnan tehostamisen tarve on siis läsnä nykypäivänä lähes kaikissa organisaatioissa.

DAM on optimaalinen luoville-, viestintä- ja markkinointitiimeille, jotka luonnollisesti pyörittävät yrityksen osastojen mittapuulla eniten brändiin liittyvää kuva- ja videomateriaalia. Näiden tiimien lisäksi DAM:ista hyötyy myös kaikki organisaation muut osastot kuten myynti, henkilöstöhallinto sekä johtoporras, jotka tarvitsevat ajantasalla olevaa brändimateriaalia projekteissaan. 

DAM:in hyödyt pähkinänkuoressa

 Tiedostojen löydettävyys. Yksinkertaisessa tallennusjärjestelmässä voit etsiä tiedostoja yleensä vain nimen ja päivämäärän mukaan. DAM:n avulla hakuprosessi on tehostetumpi ja säästää hakuun käytettävää aikaa: hakuja voidaan suorittaa suoraan tiedostojen sisällöstä tekoälyn mahdollistaman, pitkälle automatisoidun metadatan rikastamisen myötä.

 Tuottavuus. Yksittäisten tiedostojen tai tiedostoversioiden etsiminen voi kuluttaa työntekijän aikaa tuntikausia viikkotasolla. Ja jos yksi työntekijä ei löydä tarvitsemaansa tiedostoa, hän kysyy asiasta pian kollegaltaan. Näin ollen ajan käyttö tiedoston etsimiseen kertaantuu kahdella jne. DAM-järjestelmän avulla yritys säästää aikaa ja rahaa. Alhaisen tuottavuuden tehtävistä, tiedostojen hallinnasta irtauvat resurssit voidaan kohdistaa järkevämmin tuotteliaampiin aktiiviteetteihin.

‍♀️ Työskentelyn mielekkyys & parantuneet sidosryhmäsuhteet. DAM tekee digitaalisen aineiston kanssa työskentelystä helppoa ja mielekästä modernin käyttöliittymän ansiosta. Myös asiakas- ja sidosryhmäsuhteet voivat hunajaisesti, kun yhteistyöskentely mediatiedostojen parissa on tehty näppäräksi sähköpostipallottelun sijaan.

️ Tiedostojen turvallisuus. DAM-järjestelmä on keskitetty ja turvallinen “koti” yrityksen digitaaliselle sisällölle, jota voidaan jakaa sisäisesti ja ulkoisesti myöntämällä eritasoisia käyttöoikeuksia tai kutsumalla vieraita tarkastelemaan tiedostoja.

 Integraatio-mahdollisuudet. Avoimen API-rajapinnan ansiosta DAM ohjelmisto voidaan itegroida osaksi muita digisisältöön keskittyneitä palveluja. Optimaalisessa tilanteessa DAM toimii sisällön ekosysteemin keskipisteenä luoden smoothin media flown. DAM:ista voidaan esimerkiksi hallinnoida verkkokaupan tuotekuvia, jakaa kuva-ja videopostauksia suoraan sosiaalisen median kanaviin tai taltioida sisällönmuokkausohjelmassa luodut tiedostoversiot automaattisesti DAM:in tallennustilaan käytettäväksi. Tai vaikka kaikki nämä! 

⭐ Brändin yhdenmukaisuuden harmonia. DAM ohjelmiston myötä varmistutaan, siitä että kaikilla yrityksessä mukana olevilla jäsenillä ja osastoilla on samat päivitetyt brändin mukaiset kuvat ja videot käytössään. Pelko pois vanhentuneiden materiaalien (esim. logot) pääsystä maailmalle.

Pilvipohjainen DAM on ratkaisuista ketterin

Pilvipohjainen DAM-järjestelmä mahdollistaa nopean pääsyn digitaalisiin tiedostoihin paikasta riippumatta – tiedostojen turvallisuudesta tinkimättä. Lokaatioriippumattomuus on hyvin tärkeää etenkin tiimin työskennellessä osittain – tai jopa kokonaan etänä. VPN yhteys yrityksen kiinteisiin kansioihin on toki jämpti vaihtoehto, mutta kovin hermoja raastava yhteyksien temppuillessa. 

Selainpohjaisuuden ansiosta DAM-järjestelmää voidaan käyttää millä tahansa laitteella. Kuva- ja videotiedostoja pääsee siis kommentoimaan ja hyväksymään näppärästi vaikka älypuhelimella iltapäiväkävelyn lomassa.

Me Media Tailorilla pidämme älykkään DAM ohjelmiston – Media Pocketin hinnoittelun aina läpinäkyvänä ja reiluna. Mielessä spesifimpi käyttötarkoitus? Media Pocket on räätälöitävissä organisaatiosi erikoistarpeita vastaamaan. Tällaisissa tapauksissa pyydämme sinua keskustelemaan DAM asiantuntijamme kanssa.