MAM- ja DAM-taksonomia ja metadata ovat onnistuneen aineistonhallinnan ydin

Jotta organisaatio voisi hyödyntää omia sisältöjään ja aineistojaan mahdollisimman tehokkaasti, tarvitaan DAM- tai MAM-järjestelmä, joka mahdollistaa kattavan taksonomia- ja metadatamallin.

Tiedätkö sen tunteen, kun tiedostoja on löytyy kansioista satoja tuhansia ja niiden joukosta pitäisi löytää yksi tietty kuva. Vaikka kuinka yrittää hakea ja etsiä sitä, niin tulosta ei vaan synny. Lopulta yritys jää suutariksi, ja kuva jää ikuisesti löytämättä.

Tämä varsin yleinen harmi on mahdollista välttää. Kun käytössä on keskitetty aineistonhallintajärjestelmä höystettynä kattavalla taksonomiamallilla ja metadatalla, pitäisi yllä kuvatulta tilanteelta välttyä.

Metadatalla tarkoitetaan kaikkea sitä tietoa, jota yksi tiedosto pitää hallussaan. Taksonomia on taas luettelo kategorioista ja tunnisteista, joita käytetään kyseisten tiedostojen hakemiseen.

Mutta mitä ne tarkalleen ovat ja mitä niistä todellisuudessa hyötyy?

Mikä ihmeen taksonomia?

Taksonomialla tarkoitetaan hierarkista luokittelujärjestelmää, jonka perusteella digitaalinen aineisto järjestetään MAM- tai DAM-järjestelmässä.

Siihen kuuluu aineistojen jakaminen esimerkiksi kategorioihin, alakategorioihin ja avainsanoihin aineiston ominaisuuksien mukaan. 

MAM- ja DAM-taksonomia tarjoaa systemaattisen kehyksen digitaalisen sisältövaraston huolelliseen järjestämiseen. Sen avulla aineistot on helppo tallettaa ja ennen kaikkea löytää. Oikein rakennettu taksonomia pitää huolen, etteivät yksittäisen tiedostot katoa, vaikka arkisto kattaisi miljoonia tiedostoja. 

Jotta taksonominen järjestelmä toimii, täytyy aineiston metadatan olla kunnossa. 

Mikä ihmeen metadata?

Metadata on kuvailevaa tietoa jokaisesta yksittäisestä tiedostosta ja aineistosta. Metadataa kuvaillaan myös tiedon tietona.

Metadata tarjoaa yksityiskohtaisia tietoja, kuten tiedostonimen, kuvauksen, luojan, luontipäivän, avainsanat, oikeudet, tiedostomuodon, koon, värityypin ja paljon muuta.

Metadatahallinnalla tarkoitetaan aineistokohtaisten metadatojen luomista, hallintaa, ylläpitoa ja arkistointia. Iso osa metadatasta voidaan luoda automaattisesti (esim. EXIF data), kun taas osa tiedoista vaatii manuaalista työtä (esim. tiedostokohtainen kuvaus).

Metadata pitää ennen kaikkea huolta, että aineisto pysyy paremmin käyttökelpoisena. Sen ansiosta aineistoja on helpompi käsitellä taksonomisessa järjestelmässä läpi tiedoston elinkaaren.

Miksi kunnollinen MAM- ja DAM-taksonomiamalli on tärkeä?

Yhä useammat yritykset käyttävät jokapäiväisessä toiminnassaan yhä suurempaa määrää digitaalista aineistoa. Oli kyseessä sitten valtavia elokuvatiedostoja, markkinointimateriaaleja tai artikkeleita verkkolehteen, tiedostojen määrä voi kasvaa hyvinkin valtavaksi.

Jotta aineistojen käyttö olisi järkevää, tarvitaan työkalu tiedostomassojen hallittuun hallintaan. DAM- ja MAM-järjestelmät ovat viime vuosina ottaneet yhä isompaa jalansijaa alalla.

DAMeilla (digital asset management) ja MAMeilla (media asset management) viitataan pilvipohjaisiin aineistonhallintajärjestelmiin, joiden päätehtävänä on tehdä niin pienien kuin maailman suurimpien aineistomäärien hallinnasta mahdollisimman sulavaa. 

Järjestelmät pyrkivät toimimaan keskitettynä aineistokeskuksena, joiden kautta onnistuu niin arkistointi, editointi, jakelu kuin moni muu toimenpide, joita tarvitaan digitaalisten aineistojen kanssa.

Mutta jotta tiedostot pysyvät järjestyksessä ja ovat aina tarvittaessa saatavilla, tarvitaan järkevä ja kattava taksonomiamalli.

MAM- ja DAM-taksonomia tarjoaa käyttäjille yhtenäisen kielen, jolla löytää digitaaliset aineistot. Kun käyttäjillä on saatavilla optimoidut ja selkeät kategoriat, joiden pohjalta etsiä aineistoa, kenenkään ei tarvitse lähteä seikkailemaan perinteisen kansiomallin syövereihin kuin Windows XP:ssä aikanaan.

Taksonomian täytyy kuitenkin olla riittävän laadukas toimiakseen. MAM- ja DAM-taksonomia määrittelee reitin tiedoston luo, ja mitä enemmän on tienviittoja matkan varrella, sitä helpommin perille pääsee. Käytännössä siis asia menee niin, että mitä enemmän käyttäjällä on saatavilla asianmukaisia tunnisteita ja kategorioita, sitä nopeammin hän löytää haluamansa.

Näin rakennat oikeanlaisen taksonomiamallin aineistonhallintajärjestelmääsi

MAM- ja DAM-taksonomian rakentaminen voidaan jakaa kolmeen kattavaan vaiheeseen. Työ itsessään ei ole kovin vaativa, vaikkakin laaja ja tietämystä vaativa. Avainasemassa on ennen kaikkea oman DAM/MAM-käyttäjäkunnan sekä aineistokatraan tunteminen. 

1. Kokonaisvaltainen auditointi

Aloitetaan haastavimmalla. 

Ensimmäinen tehtävä on tunnistaa käyttäjien tarpeet siitä, millainen toteutus palvelee heitä parhaiten. Tärkeää on vastata muun muassa siihen, kenen kuuluu päästä käsiksi mihinkin aineistoon, miten aineiston kerääminen ja tallettaminen hoituu kaikkein soljuvimmin ja millaista sisältöä käyttäjät ylipäätään käsittelevät alustalla.

Kun tuntee käyttäjänsä, on helpompi rakentaa luokitteluja ja järjestelyjä, jotka kaikki ymmärtävät ja kokevat hyödyllisiksi.

Toinen osa auditointia on tunnistaa omat sisällöt. Ei käy kieltäminen, että artikkelikokoelmia saattaa palvella erilainen taksonomia kuin podcast-tuotantoja. Ylipäätään on tärkeää hahmottaa, kuinka paljon sisältöä omaan aineistonhallintajärjestelmään tullaan säilömään tai säilötään jo. Samoin on hyvä määrittää, mitkä sisällöt ovat jokapäiväiseen käyttöön ja mitkä makaavat arkistossa odottaen päivää parempaa.

Kolmantena seikkana tulee perehtyä oman DAM/MAM-järjestelmän oletusasetukseen. Siinä missä alustat ovat poikkeuksetta todella mukautettavissa, on niissä esiasetuksena jo monenlaisia vaihtoehtoja aineistojen järjestelyyn. Saattaa siis olla, että joitain palasia omaan taksonomiamalliin löytyy jo valmiiksi.

2. Kategorioiden, tunnisteiden ja hierarkian luonti

Toisessa vaiheessa isketään tosissaan työhanskat käteen. Kun käyttäjät tarpeineen ja aineistot määrineen tiedetään, on niiden pohjalta helppoa määritellä ylä- ja alakategoriat, joihin aineistot sijoitellaan.

Yläkategoriat voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin kuvat, videot ja äänet. Alakategorioihin voivat kuulua esimerkiksi mainos- ja opetusmateriaalit, käytetyt ja käyttämättömät tiedostot sekä eri kieliryhmät. Vain taivas on rajana, kunhan vain käyttäjien tarpeet on otettu huomioon.

Sama pätee tunnisteisiin (anglisteille tägeihin). On hyvä määrittää eräänlaiset vakitunnisteet, joilla merkitä aineistot. Voi nimittäin olla niin, että täysin villin lännen meiningillä toimimalla huomaa pian erilaisia tägejä olevan yhtä monta kuin tiedostoakin. Siksi on tärkeää luoda perusrunko myös tunnisteilla. 

Samalla ei kuitenkaan tule olla liian rajaava tunnisteiden suhteen, ettei aineistomassat jakaannu liian harvan tunnisteen alle. Tämä tekee haluttujen materiaalien löytämisestä haastavaa.

Hierarkiasta olikin jo puhetta ylempänä ylä- ja alakategorioiden kohdalla. On tärkeää ymmärtää, että kaikki kategoriat ja tunnisteet eivät ole samanarvoisia. Aineistojen organisointia helpottaa kummasti, kun tietää, mitkä määritteet ovat ensisijaisia ja mitkä ei.

3. Kokeilu ja jatkuva kehittäminen

Kun kategoriat ja tunnisteet ovat paikallaan, tulee niitä testata käytännössä. Testaaminen on niinkin yksinkertaista kuin tutkia, kuinka hyvin ne soljuvat yhteen ja kuinka helposti niiden avulla löytää etsimänsä. Hyvä tapa tähän on päästää oma käyttäjäkunta temmeltämään aineistojen sekaan kuin Hoplopiin ja kerätä heiltä arvokasta käyttäjäpalautetta. Monet DAM/MAM-järjestelmät keräävät tehdyistä tapahtumista lokia, josta voi käydä katsomassa onnistuneet ja epäonnistuneet aineistohaut.

Hieman pidemmällä aikavälillä on hyvä kerätä dataa siitä, mitkä tunnisteet ovat käyttäjille hyödyllisimpiä ja mitkä nopeuttavat aineistojen löytämistä. Näiden pohjalta on helppoa kehittää omaa taksonomiamallia kohti parasta mahdollista.

Kova työ palkitaan

Siinä missä Rooman rakentaminen ei onnistunut päivässä, ei myöskään täydellistä taksonomiamallia saa sormia napauttamalla valmiiksi. Mutta jatkuvan kehittämisen turvin se kehittyy jatkuvasti kohti haluttua lopputulosta.

Toimiva ja rakkaudella rakennettu MAM- ja DAM-taksonomiamalli tuo mukanaan lukuisia hyötyjä. Sen lisäksi, että aineistot ovat helposti saatavilla ja löydettävissä, häviää myös huomattava riski niiden hukkaamiselle ja unohtamiselle arkistojen syövereihin. 

Kun kaikki aineistot ovat aina saatavilla ja tallessa, pystyy niitä hyödyntämään entistä paremmin. Tämä helpottaa koko organisaation työskentelyä ja ennen kaikkea vapauttaa aikaa kuin varkain muuhun tekemiseen.

Mutta kuten todettu, taksonomiamallin rakentaminen ei ole helppoa, varsinkaan jos ei ole siihen soveltuvaa alustaa. Me olemme vuosien varrella ymmärtäneet, kuinka tärkeää on rakentaa jokaiselle yritykselle juuri omanlaisensa malli, sillä kaikilla on omat tarpeensa ja täysin erilaiset aineistot.

Siksi DAM/MAM-alustamme Media Pocket on kehitetty ennen kaikkea mukautettavuus mielessä. Sinne on helppo rakentaa jokaisen tarpeisiin parhaiten sopiva taksonomiamalli, joka palvelee takuulla läpi vuosien. Vuosien varrella olemmekin toteuttaneet lukuisia taksonomiamalleja niin suurille kuin pienillekin yrityksille. 

Autammekin mielellämme yritystäsi kasaamaan juuri teille sopivan MAM- ja DAM-taksonomian digitaaliseen aineistonhallintaan.  Ota yhteyttä niin keskustellaan tarpeistanne.