Metadatan hyödyntäminen aineistonhallinnassa

Tutustuessa digitaalisen aineistonhallinnan maailmaan, törmäämme usein termiin ”metadata”. Mutta mitä se on, ja kuinka voimme hyötyä siitä?

Mitä on metadata?

Yksinkertaisesti sanottuna metadata on dataa datasta. Se on kunkin tiedoston summa kaikista sen palasista, jotka auttavat tunnistamaan siitä eri asioita ja tietoja.

Metadatan liittäminen tiedostoon on kuin täyttäisi lomaketta lääkärin vastaanotolla- tässä tapauksessa sinun ollessa lääkäri, ja tiedosto taas sinun potilaasi. Tuo lomake sisältää useita rivejä joihin syöttää eri tietoja, alkaen hyvin perusasioista kuten pituudesta, painosta tai iästä. Tapauksesta riippuen saatetaan kuitenkin tarvita mennä syvemmälle yksityiskohtiin, kuten hoitohistoriaan, allergioihin tai jopa perinnössä kulkeviin sairauksiin. Nämä tarkemmat tiedot eivät aina ole tarpeellisia tietää, mutta pidettynä saatavilla voivat joskus todistautua todella hyödyllisiksi tai ainakin nopeuttaa prosessia etsiessään oikeaa ratkaisua hoidolle.

Muistathan, että jotkin modernit median hallintaan suunnitellut DAM ohjelmistot (kuten Media Pocket) helpottavat prosessiasi metadatan syöttämisessä tekoälyllä, jonka kuvantunnistusteknologia liittämällä kuvaan automaattisesti hakusanoja (tageja) sisällöstä tunnistettujen objektien mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun haluat löytää esimerkiksi kuvan jossa esiintyy auto, niin tekoälyn avulla voit löytää sen käyttämällä sanaa ”auto” hakusanana, oli sitten halutun kuvan tiedostonimi mikä tahansa.

Mitä kaikkia metadatatietoja on olemassa?

Tähän on tietysti vastaus sekä käytännölliseltä että tekniseltä näkökulmalta, mutta tässä lyhyt vastaus aineiston hallitaan (DAM) liittyen;

Käytännössä yleisimmät käytetyt metadatakentät digitaalisessa aineistonhallinnassa ovat tekijänoikeuksien haltijat, luojat (kuten valokuvaajat), resoluutio, hakusanat (tagit), kuvaus sekä tiedoston ja kuvan koko. Lista vain jatkuu ja riippuen siitä mitä ohjelmistoa käytät, sillä eri ohjelmistot saattavat lukea ja esittää eri määrän metadatakenttiä. Yleisesti mahdollisuudet ovat kuitenkin huikeat- metadatan avulla voit liittää jopa niinkin tarkkaa liitetietoa kuten merkitsemällä kuvan ottamisen sijannin ja käytössä olleet kameran asetukset.

Teknisessä mielessä metadatan liittämiseen käytetyt muodot ovat EXIF, IPTC tai XMP. Päästäksesi metadataan käsiksi liittämään saati edes lukemaan näitä kenttiä, tarvitset kuitenkin ohjelmiston joka tukee tätä. Useimmiten metadatan liittäminen tiedostoon tapahtuu tiedoston omistajan/luojan (esimerkiksi kuvan ottaneen valokuvaajan) puolesta Adoben Bridge- sovelluksessa, joka sattuu olemaan myös ilmaisena saatavilla.

Mitä tulee eri metadatatyyppeihin, nämä voidaan jakaa kolmeen kategoriaan;

1. Rakenteellinen tai tekninen: tiedoston fyysiset piirteet & ominaisuudet
2. Kuvaileva: tiedostoon liitettävä sisällön kuvaus ja konteksti
3. Hallinnollinen: oikeudelliset merkinnät, sisäiset säännöt, saatavuus, säilöntään liittyvä tieto, protokollat ja analytiikka

Eri digitaalisen aineiston hallinnan käyttäjillä on tapana keskittyä eri metadatakenttiin, mutta kussakin organisaatiossa tulisi olla joku toimija, joka valvoo kaikkia metadataluokkia. Näin säilytetään ja kehitetään organisaation sisäisiä toimintamalleja metadatan käyttöön liittyen.

Paranna jokapäiväistä toimintaasi hyödyntämällä metadataa ja aineistonhallintaa (DAM)

Metadata tarjoaa useita mahdollisuuksia auttaakseen teidän prosesseja. Tässä kerättynä muutama keskeinen etu digitaalisesta aineistonhallinnasta paritettuna tehokkaalla metadatan hyödyntämisellä;

1. Apu materiaalien löydettävyydessä antamalla enemmän haettavaa informaatiota tarjoamalla lisää kontekstia materiaalin sisältöön
2. Helpottaa materiaalien hallintaa nitomalla tärkeät tiedot yhteen materiaalien kanssa
3. Edistää materiaalien julkaisemisen / hyväksynnän työnkulkua liittämällä aineistoon tiedon sen edistyksestä (esim. työn alla, valmiina, hyväksytty/hylätty, julkaistu)
4. Säästää oikeudellisilta ongelmilta ja stressiltä, kun kaikki tekijänoikeustiedot ovat käsitelty ja hallittu kunnolla

Useimmat DAM ohjelmistot pystyvät käsittelemään metadataa eri muodoissaan ja pitää ne sinulle helposti saatavilla, toisin kuin jotkin yleisimmistä tallennustilaa tarjoavista palveluista, kuten Google Drive tai Dropbox, jotka ovat rajoitetumpia metadatan käsittelemisen suhteen.

Kenties teidänkin olisi aika antaa mahdollisuus modernille aineistonhallinnalle?