Mikä on digitaalinen muutos, ja miksi sen tulisi olla jokaisen yrityksen pääprioriteetteja?
Digitaalinen muutos on keskeinen osa minkä tahansa yrityksen tulevaisuuden liiketoimintaa. Se sekä digitalisaatio tulevat väistämättä vastaan, mutta niitä ei omaksuta ilman panostusta.
Digitaalinen muutos (tai digitaalinen transformaatio) viittaa laajaan ja perusteelliseen muutokseen, joka tapahtuu organisaatiossa, yhteiskunnassa tai toimialalla digitaalisten teknologioiden ja innovaatioiden käyttöönoton ja hyödyntämisen seurauksena.
Siinä missä digitaalinen muutos on alun alkaen koskenut vain pientä osaa yrityksistä, koskee se nykyään lähes jokaista yritystä ja työntekijää alasta riippumatta.
Eikä muutos koske vain digitaalisia laitteita, vaan se koskee myös esimerkiksi sellaisia osa-alueita, kuten liiketoimintamalleja, prosesseja, asiakaskokemusta, työntekijöiden toimintatapoja sekä yhteiskunnallisia ja kulttuurisia rakenteita.
Digitaalinen muutos haastaa joka ikisen organisaation miettimään tulevaisuuttaan ja pohtimaan tulevaisuusstrategioitaan. Väistämätöntä ei tule väistää, vaan se kannattaa ottaa vastaan parhain mahdollisin tavoin.
Digitalisaatio tekee analogisesta digitaalista
Digitalisaatiolla tarkoitetaan prosessia, jossa perinteiset fyysiset toiminnot, palvelut tai tiedot muunnetaan digitaaliseen muotoon tai muotoon, joka voidaan käsitellä ja tallentaa sähköisessä muodossa. Digitalisaatio koskettaa lähes kaikkia elämän osa-alueita, kuten liiketoimintaa, hallintoa, koulutusta, terveydenhuoltoa, viestintää ja kuluttajapalveluita.
Käytännössä digitalisaatio tarkoittaa esimerkiksi perinteisten paperidokumenttien ja manuaalisten prosessien korvaamista sähköisillä asiakirjoilla ja automatisoiduilla toiminnoilla. Se voi myös merkitä tietojen tallentamista pilvipalveluihin, älykkäiden laitteiden ja internetin (IoT) hyödyntämistä, tekoälyn ja koneoppimisen käyttöä, digitaalisten palveluiden ja sovellusten kehittämistä, ja paljon muuta.
Digitalisaation tavoitteena on parantaa tehokkuutta, saatavuutta, nopeutta ja palveluiden laatua sekä tarjota uusia mahdollisuuksia innovaatioille ja liiketoiminnalle. Samalla se luo haasteita, kuten tietoturvan ja yksityisyyden suojan varmistamisen, sekä teknologisen osaamisen ja koulutuksen tarpeen.
Digitaalinen muutos on digitalisaation tulosta
Digitaalinen muutos sekoitetaan usein digitalisaation käsitteen kanssa. Siinä missä digitalisaatio koskee vain yhtä prosessia, digitaalisella muutoksella tarkoitetaan yleisempää digitaalisen tekniikan käyttöä sisäisten prosessien, kulttuurin ja käyttäjäkokemuksen muuttamiseen.
Digitaalinen muutos on siis monien digitalisaatiomuutosten tulos.
Varsinkin liiketoiminnassa digitaalinen muutos on kuuma peruna. Digitaalinen muutos on tietoinen muutos yrityksen liiketoiminnassa. Se vaikuttaa jokaiseen osastoon ja työntekijään. Jotta digitalisaation edut toteutuisivat täysimääräisesti, joudutaan usein muuttamaan organisaation toimintatapoja ja kulttuuria.
Muutos on ollut käynnissä jo pitkään, mutta toden teolla se käynnistyi vasta 2020 alkaneen pandemian aikana – vai voisiko jopa sanoa seurauksena. Yritysjohtajille suunnattu kysely osoittaa, että pandemian ravistellessa maailmaa yritysjohtajien silmille lävähti todellisesti tarve tuoda omat prosessit ja järjestelmät nykydigiaikaan.
Pandemia aloitti samalla valtavan muutosvyöryn, jolloin digitalisaatiosta tuli yhä laajempi ilmiö, kun yhä useampi asia koki digitalisaation. Digitalisaatio on osittain väistämätön, mutta laajempi yrityksen sisäinen digitaalinen muutos ei synny itsestään.
Digitaalisen muutoksen strategia
Kuten todettu, digitaalinen muutos ei luonnu vain sormia napauttamalla. Tarvitaan koko yrityksen toiminnan kattava strategia, joka pitää muutoksen oikeilla urilla.
Ainakin nämä viisi osa-aluetta tulee huomioida strategiassa:
1. Liiketoimintastrategian muutos
Tänä päivänä jokainen yritys on media- ja teknologiayritys. Samoin voidaan todeta, että jokainen toimitusjohtaja on myös teknologiajohtaja. Digitaalinen muutos asettaa teknologian liiketoimintastrategian ytimeen.
Miten yritykseni voisi hyödyntää teknologiaa parhaiten? Millaisia digitaalisia muutoksia kilpailijat ovat saaneet aikaan? Millaisia trendejä alallani on juuri nyt? Mikä meillä jo toimii ja missä on eniten parannettavaa?
Muun muassa näihin kysymykseen tulisi jokaisen päättävän tahon löytää vastaus, kun ollaan yhdistämässä liiketoiminta ja teknologia.
Valittu suunta voi muuttaa yrityksen suuntaa. Kun liiketoimintastrategia maustetaan teknologialla, saadaan aikaan kokonaisuus, joka vähentää kuluja ja tehottomuutta sekä helpottaa tulevien tavoitteiden saavuttamista.
2. Liiketoiminnan toimintojen uudelleenjärjestely
Mitä asiakkaani ja työntekijäni tarvitsevat eniten, ja miten digitaaliset prosessit voivat auttaa heitä?
Liiketoimintaprosessien muuttaminen ja uusien kokeilujen mahdollistaminen ovat menestyksen kannalta ratkaisevia.
Aloittaminen näistä kysymyksistä voi luoda parempia prosesseja kaikilla tasoilla, olipa kyse asiakaspalvelun parantamisesta paremman datan ja analytiikan avulla, tärkeiden palveluiden siirtämisestä pilveen tai kestävyyden vahvistamista tekniikan, valmistuksen ja toimitusketjun toimintojen välillä.
3. Uusien käytäntöjen ottaminen käyttöön
Jottei digitaalinen muutos jää vain asiakirjojen tasolle, tulee muutokset ottaa myös käyttöön. Useimmat yritykset usein aliarvioivat päätöksissään sitä, kuinka teknologia ja investoinnit lopulta otetaan käyttöön. Hyvä suunnitelma on puoli ruokaa, mutta käyttöönotto vaati silti oman panostuksensa ja aikansa.
Iso osa käyttöönottoa on se, kuinka hyvin yritys omaksuu muutoksen. Hyvällä valmistelulla varmistuu, että tämä sujuu mahdollisimman sujuvasti.
4. Joustava teknologinen ydin kestävälle muutokselle
On tärkeää, ettei jumiudu vain yhteen teknologiaan. Kun pysyy ketteränä ja joustavana, pystyy paremmin mukauttamaan uusia innovaatioita tarpeen mukaan ja luomaan teknologisesta ekosysteemistä mahdollisimman saumattoman. Tämä takaa, että muutos on kestävää ja se huomioi sekä yrityksen että sen asiakkaiden tarpeet.
5. Henkilökohtainen muutosjohtaminen
Digitaalinen muutos vaikuttaa kaikkiin liiketoiminnan osa-alueisiin. Onnistuakseen se vaatii täyden tuen ennen kaikkea johtotehtävissä olevilta henkilöiltä sekä kulttuurin, joka tukee muutosta.
Teknologia tuo uusia haasteita työntekijöille, mutta se voi myös ratkaista monia niistä. Kestävän muutoksen luomiseksi yritysten on usein rakennettava uusia taitoja, kun työntekijät työskentelevät uusin tavoin.
Digitaalisen muutoksen hyödyt
Muutos ei tule ilmaiseksi. Edellisen listauksen jälkeen on ihan ymmärrettävää, että alkaa kyseenalaistaa muutoksen hyödyllisyyden suhteessa käytettyihin tunteihin.
Mutta digitaalisessa muutoksessa on omat merkittävät hyötynsä. Tässä niistä muutama:
Asiakastyytyväisyys
Asiakkaat haluavat yksilöllisiä palveluita, jotka vastaavat heidän yksilöllisiin tarpeisiinsa. Toisaalta he haluavat asioiden tapahtuvan automaattisesti, eivätkä he halua aina joutua tekemisiin ihmisten kanssa. Yksi digitalisaation selkeimmistä eduista liiketoiminnassa on se, että on mahdollista toteuttaa digitaalisia työkaluja ja strategioita, jotka johtavat suoraan asiakastyytyväisyyden kasvuun.
Enemmän tietoa päätöksentekoon
Yksi digitaalisen muutoksen merkittävimmistä eduista on se, että on mahdollista kerätä ja analysoida dataa paremmin kuin koskaan ennen. Digitaalinen muutos mahdollistaa vankan tiedonkeruun, keskitetyn tiedon tallennuksen ja työkalujen luomisen tietojen analysoimiseksi ja muuntamiseksi tiedoiksi, joka edistää tietoista yritysten päätöksentekoa.
Tehokkuus
Digitaalinen muutos parantaa tehokkuutta. Sano hyvästit kankeille manuaalisille prosesseille ja automatisoi, yhdistä ja virtaviivaista niin eri prosessit kuin eri laitteiden välinen työnkulku. Digitaalisten liiketoimintaprosessien avulla säästää aikaa ja vähentää turhautumista. Koska digitaalinen liiketoiminta on synonyymi tehokkaalle liiketoiminnalle.
Innovointi ja uudet liiketoimintamahdollisuudet
Digitaalinen muutos avaa uusia innovaatiomahdollisuuksia. Yritykset voivat kehittää uusia tuotteita ja palveluita sekä luoda kokonaan uusia liiketoimintamalleja digitaalisten teknologioiden avulla. Kehityksen kautta kannattavuus paranee ja tulokanavat vahvistuvat.
Yritykset, jotka onnistuvat hyödyntämään digitaalisia mahdollisuuksia, ovat yleensä kilpailukykyisempiä markkinoilla. Digitaalinen muutos voi auttaa erottumaan kilpailijoista ja tarjoamaan parempia ratkaisuja asiakkaille.
Virheiden ja riskien minimointi
Digitaalisuuden kiistaton etu on se, että digitaaliset prosessit estävät virheet, kun aikaa vievä manuaalinen työ vähenee ja inhimillinen tehottomuus vaihtuu teknologiseen tehokkuuteen. Digitaaliset prosessit ovat luonnostaan sujuvampia ja vähemmän riskialttiita kuin mikään prosessi, jossa on mukana virhealttiita ihmisiä.
Samalla digitaaliset ratkaisut voivat auttaa yrityksiä hallitsemaan riskejä paremmin esimerkiksi tietoturvan ja tietosuojan osalta. Tietoja voidaan suojata ja varmuuskopioida digitaalisesti.
Entistä enemmän mahdollisuuksia tulevaisuudessa
Digitaalisen muutoksen lopullinen hyöty on kaikkein perustavanlaatuisin. Digitaalinen muutos luo alustan kaikelle myöhemmälle liiketoiminnan kasvulle.
Investoimatta digitaaliseen liiketoiminnan muutokseen yrityksillä on vaarana vanheta nopeasti. Digitaalinen muutos ei ole valinnainen ilmiö. Selviytyäkseen maailmaa järisyttävästä digitornadosta yritysten on tartuttava työhön. Monet suuret yritykset ovat kompastuneet muutokseen. Heidän joukkoonsa ei kukaan halua liittyä.
Askel kohti digitaalista muutosta keskitetyn aineistonhallinan avulla
Olemme jo monta kertaa nostaneet esille asioita, kuten automaatio, tehokkuus, prosessien sujuvoittaminen jne. Olemme myös nostaneet esille, että jokainen yritys on omalla tavallaan mediayritys.
Mitä yritämme vihjailla? Digitaalisten tiedostojen ja aineistojen määrä kasvaa jatkuvasti, oli kyseessä mikä yritys tahansa. Siksi yksi iso askel yrityksille on digitalisoida tiedostojen ja materiaalien hallinta.
Koemme, että kun digitaalisen materiaalin hallinta on jouhevaa, sujuvaa ja ennen kaikkea järkevää, pystyvät yritykset säästämään tuhottomasti aikaa ja energiaa ja kohdistamaan ne johonkin hyödyllisempään.
Juuri sitä, mistä digitaalisessa muutoksessa on kyse.
Kehittämämme digitaalisen aineistonhallinnan alusta Media Pocket on toiminut jo useilla yrityksillä merkittävänä elementtinä digitaalisessa muutoksessa. Sen avulla yritykset ovat voineet keskittää kaiken medianhallintansa ensimmäisten luonnosten käsittelystä aina arkistointiin ja jakeluun.
Kun kaikki tiedostot ovat yhdessä paikassa kaikkien asianosaisten saatavilla, sujuvoituvat prosessit huomattavasti. Digitalisaatiota parhaimmillaan!
Jokainen yritys on mediayritys. Siksi Media Pocket mukautuu yrityksen kuin yrityksen tarpeisiin.
Aiheeseen liittyvät julkaisut
Tekoäly, Internet of Things ja mediayritysten tulevaisuus
Tekoäly (AI) ja Internet of Things (IoT) ovat mullistaneet monia eri aloja, eikä media-ala ole poikkeus.
Content lake näyttää suuntaa uutismedian pilvisiirtymässä
Uutismediassa on tällä hetkellä käynnissä pilvisiirtymä. Avainasemassa siirtymässä on niin kutsuttu content lake, joka on keskitetty ja järjestelmäriippumaton alusta mediatiedostojen säilömiseen ja hallitsemiseen.
Videot valtaavat alaa mediakentällä – mediatalot ovat multimediatoimituksen kynnyksellä
Monet mediatalot ovat investoineet videostrategioihin ja jalkautuneet uusiin videopalveluihin. Puhutaan multimediatoimituksen aikakaudesta.
DAM – mikä, kenelle ja miksi?
DAM (Digitaalisen aineiston hallinta) on sisällön ja tiedostojen keskittämistä yhdelle ketterälle alustalle. Mutta milloin tarvitset sitä?